Aufbewahrungsfristen: Welche Belege müssen ins Archiv?
Häufig wird der Jahreswechsel genutzt, um Belege, Quittungen und Rechnungen zu ordnen. Dabei sollte nicht alles was sich über die Jahre angesammelt hat, blindlings weggeworfen werden. Allzu großer Ordnungssinn kann sich rächen, denn eine Reihe von Belegen müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden.
Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher 10 Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich 6 Jahre lang aufgehoben werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder
empfangen wurde.
Zu Beginn des Jahres 2011 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:
- Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2000;
- Inventare, die bis 31.12.2000 oder früher aufgestellt worden sind;
- Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2000 oder früher aufgestellt worden sind;
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2000 und älter;
- empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2004 oder früher eingegangen sind;
- Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2004 oder früher abgesandt wurden.
Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Fertigt der Steuerzahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid mit Ablauf der Einspruchsfrist.
Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden.
Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.
Quelle: BdSt Baden-Württemberg
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